Hvad skal virksomheden tænke på før en 4 dages firmarejse?

1. Rejseforsikring – hvem er dækket, og hvordan?

Først og fremmest: Er medarbejderne dækket af virksomhedens rejseforsikring – og i hvilket omfang?

Tjek blandt andet:

• Om alle deltagere er dækket på tjenesterejse
• Om rejseforsikringen gælder i det land/område, I rejser til
• Om den dækker både sygdom, hjemtransport, aflysning og forsinket bagage
• Om der er særlige betingelser (fx for aktiviteter, sport, eller længerevarende ophold)

Det er en god idé at samle informationen ét sted og formidle det klart til medarbejderne, så alle ved, hvad de kan forvente – og hvad de selv har ansvar for.

2. Arbejdsgiveransvar og arbejdsskade

På en firmarejse er medarbejderne ofte “på arbejde”, selvom de ikke sidder på kontoret. Derfor bør I overveje:

• Hvornår er man på arbejde – og hvornår er man “privat”?
• Gælder jeres almindelige arbejdsskadeforsikring på rejsen?
• Er der situationer, hvor medarbejderen ikke er dækket, fx ved egen forlængelse af rejsen?

Jo tydeligere I er omkring dette på forhånd, desto færre misforståelser og konflikter opstår, hvis noget uforudset skulle ske.

3. Sundhed, medicin og særlige behov

Medarbejdere har forskellige forudsætninger og behov. Inden afrejse er det derfor relevant at:

• Informere om, at medarbejdere selv skal sikre nødvendig medicin, dokumentation og recepter
• Overveje om der er deltagere med særlige helbredsmæssige forhold, der kræver ekstra planlægning
• Sikre, at der er kontaktpersoner i virksomheden og hos rejsearrangøren, som kan reagere hurtigt ved sygdom

På en 4 dages kort ugerejse er tempoet ofte højt og programmet tæt – derfor er det ekstra vigtigt, at deltagerne føler sig trygge og ved, hvor de kan få hjælp.

4. Tydelig kommunikation til medarbejderne

Selv den bedste forsikring hjælper kun, hvis medarbejderne ved:

• Hvem de skal kontakte, hvis der sker noget
• Hvilke numre, policer og kontaktoplysninger de skal bruge
• Hvordan de skal forholde sig ved sygdom, ulykke eller tyveri

Overvej at lave et kort informationsark eller en digital “rejseguide” med:

• Forsikringsinfo
• Nødnumre (lokale og danske)
• Kontaktperson hos virksomheden
• Kontaktperson hos Aktiv konferencerejser / rejsepartner

Det skaber ro og gør det nemmere at handle hurtigt, hvis uheldet er ude.

5. Privat forlængelse af rejsen – hvor går grænsen?

På 4 dages firmarejser vælger nogle medarbejdere måske at:

• Tage afsted tidligere
• Blive nogle dage længere
• Tage familie eller partner med

Her bør I som virksomhed have klare retningslinjer for:

• Hvad der er virksomhedens ansvar – og hvad der er privat
• Hvilken del af rejsen virksomhedens forsikring dækker
• Om der er krav om egen rejseforsikring på den private del

Når det er aftalt på forhånd, undgår I usikkerhed og diskussioner, hvis noget uventet sker før eller efter selve firmarejsen.

6. Data, udstyr og sikkerhed

På firmarejser har mange medarbejdere:

• Laptop, mobil og evt. andet udstyr med
• Adgang til mails, systemer og følsomme data

Derfor er det også vigtigt at tænke i IT- og datasikkerhed:

• Er der retningslinjer for brug af offentlige netværk?
• Hvordan håndteres tyveri eller bortkomst af udstyr?
• Har medarbejderne instruktion i at beskytte adgangskoder og firmadata?

Dette er ikke kun et spørgsmål om økonomi, men også om sikkerhed og compliance.

7. Brug jeres rejsepartner aktivt

En af fordelene ved at bruge en specialiseret arrangør som Aktiv konferencerejser er, at I ikke står alene med overblikket. Ronnie og teamet kan hjælpe med at:

• Strukturere praktisk info til medarbejderne
• Sikre, at der er tænkt på både rejse, aktiviteter og tryghed
• Rådgive om, hvad andre virksomheder gør – og hvad der fungerer i praksis

På den måde bliver jeres 4 dages kort ugerejse ikke kun en god oplevelse, men også en professionelt tilrettelagt rejse, hvor I som virksomhed viser, at I tager ansvar for både indhold og sikkerhed.